Datenschutzerklärung

Stand: 26. April 2026

Wir, Solviq Solutions („wir"), nehmen den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten sehr ernst und halten uns strikt an die Datenschutz‑Grundverordnung (DSGVO), das Telemediengesetz (TMG) und das Digital‑Dienste‑Gesetz (DDG). In dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie, welche Daten wir verarbeiten, zu welchen Zwecken, auf welcher Rechtsgrundlage und welche Rechte Ihnen zustehen.

1. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist:

Solviq Solutions
Inhaber: Jannes Mause
Klaus-Schaumann Straße 10d
21035 Hamburg
E‑Mail: info@solviq-solutions.de
Telefon: +49 151 61495573

Für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen von Solviq (KI‑Telefonassistent, Terminbuchung, CRM‑Anbindung) besteht eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung mit unseren technischen Partnern.

2. Zwecke der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten (insbesondere Name, Telefonnummer, ggf. E‑Mail sowie Termin‑ und Buchungsdaten) zu folgenden Zwecken:

  • Annahme und Beantwortung von Anrufen durch den KI‑Telefonassistenten „Solviq Voice".
  • Terminbuchung und ggf. Übertragung der Termine in Kalender‑ oder Buchungssysteme der Kundenbetriebe.
  • CRM‑Anbindung über Google Sheets: Erfassung und Speicherung von Kundendaten zur Terminverwaltung und Kundenbetreuung.
  • Automatisierte Kommunikation und Nachverfolgung über Telefon, WhatsApp, E‑Mail und Instagram (je nach gewähltem Paket).
  • Technische Bereitstellung und Sicherstellung der Funktionsfähigkeit der Website und der KI‑Dienstleistung (inkl. Monitoring und Sicherheitslogs).

Die Rechtsgrundlagen ergeben sich aus:

  • Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung, Anfragebearbeitung),
  • Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an effizienter Terminverwaltung und Service),
  • gegebenenfalls Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung, z. B. zu besonderen Kommunikationskanälen).

3. KI‑Telefonassistent und Voice‑Agent (ElevenLabs)

Solviq nutzt zur Telefonie eine KI‑Telefonassistentin mit einer eingebetteten Stimme von ElevenLabs.

  • Anrufe werden zur Terminbuchung aufgezeichnet und transkribiert, soweit technisch erforderlich.
  • Die Stimme wird über einen selbst gehosteten Stack (Hetzner + selbst gehostetes n8n) übertragen; die Daten werden – soweit möglich – in der EU/Deutschland verarbeitet.
  • ElevenLabs ist als Dienstleister eingebunden und verarbeitet Audio‑ und Sprachdaten gemäß ihrer Datenschutzerklärung und auf Basis von geeigneten datenschutzrechtlichen Garantien (z. B. EU‑US‑Data‑Privacy‑Framework).

Weitere Informationen zur Datenverarbeitung durch ElevenLabs finden Sie hier:
https://elevenlabs.io/privacy-policy

Zu Beginn des Anrufs wird klar darauf hingewiesen, dass Sie mit einem KI‑Telefonassistenten sprechen. Sie haben jederzeit das Recht, an einen menschlichen Mitarbeiter weitergeleitet zu werden oder das Gespräch abzubrechen.

4. Selbst gehostetes n8n auf Hetzner

Unser Workflow‑ und Automations‑Backend basiert auf einem selbst gehosteten n8n‑Server, der auf einem Hetzner‑Cloud‑Server in Deutschland / der EU betrieben wird.

  • n8n verarbeitet Daten (z. B. Telefonnummer, Name, Termininformationen) ausschließlich im Auftrag von Solviq und unseren Kunden zur Automatisierung von Anrufen, Nachrichten und Buchungen.
  • Die Daten werden nicht an Dritte weitergegeben, es sei denn, es handelt sich um ausdrücklich benannte Dienstleister (Google Sheets, Twilio, ElevenLabs, Netlify).
  • Für den Betrieb werden technische Logdaten (z. B. Zeitstempel, Systemfehler) erhoben, um Sicherheit und Funktionsfähigkeit zu gewährleisten; diese werden nach DSGVO‑Standards gespeichert.

Details zur Datenschutzpraxis von n8n finden Sie in deren Datenschutzerklärung:
https://n8n.io/legal/privacy/

5. CRM‑Anbindung über Google Sheets

Kunden nutzen zur Verwaltung ihrer Kundendaten und Termine ein Google‑Sheets‑Dokument als CRM.

  • Die in Solviq erfassten Daten (Name, Telefonnummer, E‑Mail, Termin‑ und Buchungsdaten) werden automatisiert in ein Google‑Sheets‑Dokument übertragen.
  • Google verschlüsselt die Daten in der Übertragung und speichert sie in seinen Rechenzentren (teils außerhalb der EU, z. B. in den USA, aber auf Basis von Standardvertragsklauseln bzw. EU‑US‑Data‑Privacy‑Framework).

Weitere Informationen zum Datenschutz von Google Sheets finden Sie hier:
https://support.google.com/docs/answer/10381817?hl=de

6. Telefonie und Twilio

Für die Annahme von Anrufen nutzen wir Twilio als Kommunikations‑Dienstleister.

  • Twilio verarbeitet zu diesem Zweck insbesondere Telefonnummern, Anrufdaten (Ankunftszeit, Dauer) und ggf. IP‑Adressen.
  • Twilio ist als Auftragsverarbeiter gemäß DSGVO eingebunden und verarbeitet Daten auf Basis von Standardvertragsklauseln bzw. anderen EU‑Datenschutz‑Garantien.

Weitere Details zur Datenverarbeitung durch Twilio finden Sie in deren Datenschutzerklärung:
https://www.twilio.com/legal/privacy

7. Hosting der Website (Netlify)

Unsere Website wird über Netlify gehostet.

  • Netlify verarbeitet technische Daten wie IP‑Adresse, Zugriffszeitpunkt, Browser‑Kennung und Seitenzugriffe, um die Website bereitzustellen und sicher zu betreiben.
  • Netlify ist als Auftragsverarbeiter eingebunden und verarbeitet Kundendaten (z. B. Inhalte der Website) nur im Rahmen der Bereitstellung der Dienste. Netlify verwendet die Inhalte nicht für eigene KI‑ oder Marketing‑Zwecke.

Weitere Informationen zur Datenverarbeitung durch Netlify finden Sie hier:
https://www.netlify.com/privacy/

8. Terminbuchung über Calendly

Zur Buchung von Erstgesprächen nutzen wir den Dienst Calendly (Calendly LLC, 271 17th St NW, Atlanta, GA 30363, USA).

  • Wenn Sie über unser Kontaktformular einen Termin buchen, werden Sie zu einem eingebetteten Calendly-Widget weitergeleitet. Calendly erhebt dabei die von Ihnen eingegebenen Daten (insbesondere Name und E-Mail-Adresse) sowie technische Daten (z. B. IP-Adresse, Browser-Informationen, Zeitzone).
  • Die erhobenen Daten werden verwendet, um den gebuchten Termin zu organisieren, Terminbestätigungen und ggf. Erinnerungen zu versenden sowie den Buchungsablauf technisch abzuwickeln.
  • Calendly ist ein US-amerikanischer Anbieter. Die Datenübertragung erfolgt auf Grundlage von Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 DSGVO.
  • Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung / Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen).

Weitere Informationen zum Datenschutz bei Calendly finden Sie hier:
https://calendly.com/legal/privacy-notice

9. Datenübermittlung in Drittländer

Soweit Daten in Drittländer (z. B. außerhalb der EU) übertragen werden (insbesondere durch Google, Twilio oder ElevenLabs), erfolgt dies:

  • auf Grundlage von Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO),
  • oder auf Basis von Zertifizierungen wie dem EU‑US‑Data‑Privacy‑Framework,
  • immer unter dem Vorbehalt, dass das europäische Datenschutzniveau gewährleistet bleibt.

Eine ausführlichere Liste der wesentlichen Auftragsverarbeiter stellen wir auf Anfrage zur Verfügung.

10. Speicherdauer

Ihre personenbezogenen Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die oben genannten Zwecke erforderlich ist oder wie es gesetzliche Aufbewahrungsfristen (z. B. aus Handels‑ oder Steuerrecht) vorsehen. Danach werden sie entweder gelöscht oder anonymisiert.

11. Ihre Rechte als Betroffener

Sie haben nach der DSGVO insbesondere das Recht auf:

  • Auskunft über Ihre verarbeiteten Daten (Art. 15 DSGVO),
  • Berichtigung oder Löschung (Art. 16, 17 DSGVO),
  • Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
  • Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
  • Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO),
  • Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (z. B. Ihrer zuständigen Landesdatenschutzbehörde).

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an:
info@solviq-solutions.de

12. Cookies und Tracking

Unsere Website verwendet aktuell keine analytischen Cookies oder Tracking‑Tools zur Nutzeranalyse. Es werden lediglich technisch notwendige Cookies eingesetzt, um die Funktionsfähigkeit der Seite zu gewährleisten (z. B. Session‑Cookies). Diese sind nicht mit Nutzerprofilen verknüpft.

13. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung unter Beachtung der gesetzlichen Vorgaben zu aktualisieren. Die jeweils aktuelle Version ist auf unserer Website unter https://www.solviq-solutions.de/datenschutz abrufbar.

Cookie‑Richtlinie

Solviq nutzt auf dieser Website nur technisch notwendige Cookies, um die grundlegenden Funktionen der Seite sicherzustellen, wie z. B. die Wahrung der Session‑Daten (z. B. Zustand eines Formulars, Navigation).

Arten von Cookies

Wir verwenden ausschließlich technisch notwendige Cookies (z. B. Session‑Cookies), die keine personenbezogenen Daten für Werbung oder Analysen erheben.

Zweck der Cookies

Die eingesetzten Cookies dienen der Funktion der Website (z. B. korrekte Anzeige, Stabilität der Verbindung). Sie sind nicht mit Nutzerprofilen oder Marketing‑Tracking verknüpft.

Rechtsgrundlage

Die Verwendung dieser Cookies erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der technischen Funktionsfähigkeit der Website).

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Dienstleister

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